AVISO SOBRE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DEL CENTRO DE APOYO SAFEchild
ESTE AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD (EL AVISO) DESCRIBE CÓMO PUEDE SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALA CUIDADOSAMENTE.
Este Aviso tiene el propósito de informarle acerca de cómo protegemos la privacidad de la información médica de nuestros pacientes. Por lo general, las leyes exigen que aseguremos se mantenga la privacidad de la información médica que le identifica a usted, lo cual incluye todos los expedientes médicos y otra información de identificación individual (la cual se conoce como "Información médica protegida.") Asimismo, debemos informarle sobre nuestras obligaciones legales y nuestras prácticas de privacidad con respecto a cualquier Información médica protegida sobre usted que nosotros generemos o recibamos. Las leyes exigen que cumplamos con los términos de este Aviso que están vigentes actualmente.
Este Aviso le explicará cómo podemos usar y divulgar su Información médica protegida, nuestras obligaciones en relación al uso y la divulgación de su Información médica protegida y acerca de sus derechos relacionados con cualquier Información médica protegida suya que obre en nuestro poder. Si nuestro paciente es un niño menor de edad, las referencias que se hagan en este Aviso en relación a "usted" o a "su" Información médica protegida son referencias acerca de los expedientes médicos de su niño o niña menor de edad. Se le pide que firme un Acuso de recibo de este Aviso en su capacidad como padre, madre o representante legal de un menor de edad. En la mayoría de las circunstancias, se nos permite proporcionarle la Información médica protegida de un menor de edad al padre o a la madre del niño. Sin embargo, pueden existir situaciones en las cuales la Ley HIPAA o la leyes del estado de Carolina del Norte no nos exigen o no nos permiten proporcionarles a ambos padres la Información médica protegida de un menor de edad. Por ejemplo, no estamos obligados a proporcionarle la Información médica protegida de un menor de edad (1) al padre o a la madre que no tenga la custodia legal de dicho menor, si el acuerdo sobre la custodia establece que solo uno de los padres tiene derecho a recibir dicha información, o (2) al padre o a la madre del menor, si creemos que dicho menor ha sido víctima de abuso o descuido, y que proporcionarle dicha información al padre o a la madre podría poner en peligro al menor. Asimismo, podríamos proporcionarle la Información médica protegida al representante legal del menor (por ejemplo, a una persona designada mediante una carta legal de poder con respecto a las decisiones de atención médica, o como tutor legal del menor.) Este Aviso se aplica a los expedientes médicos que se generen en este establecimiento de atención de salud o mediante el mismo.
Salvo unas pocas excepsiones, estamos obligados a obtener su autorización para utilizar o divulgar su Información médica protegida por motivos que no se relacionen con el tratamiento, el pago o las actividades de atención médica. A continuación hemos listado algunas de las razones por las que podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida, así como algunos ejemplos de los tipos de uso o divulgación. No se cubren todos los usos o divulgaciones, pero todas las maneras en que nos está permitido utilizar y divulgar su Información médica protegida encajarán en una de estas categorías.
Si tiene alguna pregunta acerca del contenido de este Aviso, o si necesita contactar a alguien en el Centro de apoyo SAFEchild acerca de cualquier información contenida en este Aviso, puede contactar a:
Nombre de la persona de contacto: Cristin DeRonja
Cargo: Directora
Dirección: 2815 Kidd Road, Raleigh, NC 27610
Número telefónico: 919-231-5515
Además de los empleados, el personal y otros miembros de planta del Centro de apoyo de SAFEchild, cualquier profesional de atención médica que esté autorizado para registrar información en su expediente médico deberá seguir las prácticas establecidas en este Aviso.
El uso y la divulgación de su Información médica protegida con fines de tratamiento, pago o actividades de atención médica:
Podremos utilizar o divulgar su Información médica protegida con fines de tratamiento, pago por los servicios o para realizar determinadas actividades de atención médica. El uso y la divulgación de su Información médica protegida con fines de tratamiento, pago o para realizar determinadas actividades de atención médica NO requiere su autorización.
Con fines de tratamiento: A fin de brindarle tratamiento o servicios médicos, es posible que necesitemos utilizar o divulgar su Información médica protegida a médicos, enfermeras, tecnólogos, estudiantes u otros miembros del personal del Centro de apoyo SAFEchild que participan en su tratamiento. Por ejemplo, es posible que un médico necesite sabe a cuáles medicamentos es alérgico usted antes de recetarle medicamentos. Es posible que otros médicos compartan su información médica a fin de coordinar su atención. Por ejemplo, el laboratorio puede solicitar información a fin de completar los análisis. También es posible que divulguemos su Información médica protegida a las personas que puedan estar involucradas en su atención médica luego de que usted termine su atención en nuestro establecimiento, tales como agencias de atención médica domiciliaria, sus familiares y miembros del clero. También podemos divulgar su información a otras entidades participantes que no están afiliadas con nuestro establecimiento, para fines de su tratamiento (por ejemplo, farmacéuticos, proveedores de atención médica de emergencia y médicos que mo estén afiliados a nuestro establecimiento.)
Con fines de pago: Podemos utilizar y divulgar su Información médica protegida a fin de que el Centro de apoyo de SAFEchild facture y reciba el pago por el tratamiento que usted ha recibido aquí. Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar su información médica al programa Medicaid de Carolina del Norte para recibir un reembolso por los servicios que le brindamos.
Actividades de anteción médica: Podemos utilizar y divulgar su Información médica protegida en las actividades de atención del Centro de apoyo de SAFEchild. Ello incluye los usos y la divulgación que son necesarios para el funcionamiento del establecimiento y para asegurar que nuestros pacientes reciban una atención de calidad. Por ejemplo, podemos utilizar o divulgar su información médica para evaluar el desempeño de nuestro personal al brindarle atención a usted. Su información médica puede ser combinada con la información médica de otros pacientes del Centro de apoyo de SAFEchild para que podamos evaluar si nuestro establecimiento debe ofrecer servicios adicionales o descontinuar otros servicios, y para establecer si determinados tratamientos son efectivos. También podemos comparar esta información con la de otros establecimientos similares, para evaluar si debemos hacer mejoras en la atención y los servicios que ofrecemos.
Otros usos y divulgaciones de su Información médica protegida que no requieren de su autorización:
Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida sin su autorización cuando exista una emergencia; o cuando las leyes exijan que le brindemos tratamiento, cuando las leyes exijan que utilicemós o divulguemos determinada información, o cuando existan barreras de comunicación sustanciales que no nos permitan obtener su consentimiento.
Asimismo, podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida sin su consentimiento o autorización en cualquiera de las circunstancias establecidas a continuación:
Riesgos para la salud pública: Podemos divulgar su Información médica protegida a las autoridades de salud pública autorizadas por las leyes para recolectar información con los siguientes fines:
- Mantener los registros de vida, tales como nacimientos y fallecimientos;
- Reportar el abuso, el descuido o la violencia doméstica contra los niños;
- Prevenir o controlar las enfermedades, las lesiones o las discapacidades;
- Notificar a una persona sobre su posible exposición a una enfermedad contagiosa;
- Notificar a una persona sobre él posible riesgo de propagar o contagiarse una enfermedad o condición médica;
- Reportar reacciones a fármacos o problemas con productos o aparatos regulados pos la Administración de Drogas y Alimentos de los Estados Unidos (FDA);
- Notificar a las personas si un producto o un aparato que ellos puedan estar usando haya sido retirado; y
- Notificar a su empleador, bajo circunstancias limitadas relacionadas con una lesión o una enfermedad originada en el centro de trabajo, o con información de monitorización médica.
Actividades de supervisión de los servicios de salud: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida con el propósito de realizar actividades de supervisión de los servicios de salud, tales. como auditorías, investigaciones, certificació. no acciones disciplinarias o procedimientos u acciones legales.
Cuando las leyes lo exigen: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida en procesos judiciales y administrativos, en cumplimiento de las leyes estatales y/o federales; por ejemplo, en respuesta a una orden judicial, una citación judicial o una solicitud judicial.
Autoridades policiales: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida para fines de colaboración con las autoridades policiales, por ejemplo, a fin de localizar o identificar a un sospechoso, un fugitivo, un testigo o una persona desaparecida, o en el caso de la víctima de un delito que no pueda dar su consentimiento o su autorización debido a su incapacidad.
Médicos forenses, directores de agencias funerarias y donación de órganos: Podemos utilizar o divulgar la información médica de las personas fallecidas a los examinadores médicos legales, médicos forenses y directores de agencias funerarias; y podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida con fines de donación de órganos y tejidos.
Estudios científicos: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida a un proyecto de estudios científicos si el Consejo de Privacidad aprueba la exención de la autorización.
Actividades delictivas: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida si creemos de buena fe que dicha divulgación es necesaria a fin de evitar una amenaza grave contra su salud o su seguridad, o contra la salud y seguridad pública.
Funciones especiales del gobierno: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida cuando sea necesario para la realización de funciones especiales del gobierno, tales como el servicio en las fuerzas armadas, la protección del presidente o para actividades de seguridad e inteligencia nacionales.
Las fuerzas armadas: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida cuando lo requieran las autoridades que comandan las fuerzas armadas, si usted es miembro de las fuerzas armadas (o a las autoridades militares extranjeras correspondientes, si usted es un miembro de fuerzas armadas extranjeras).
Reclusos: En el caso de un delincuente juvenil que reside en un establecimiento correccional, tal como un centro de detención juvenil u otro establecimiento similar, podemos divulgar información médica sobre dicho convicto juvenil al establecimiento en el cual reside con los propósitos siguientes: (1) a fin de que dicha institución le brinde atención médica al delincuente juvenil; (2) para proteger la salud y la seguridad del recluso o la salud y la seguridad de otras personas; o (3) para la protección y la seguridad del establecimiento correccional.
Seguro por accidentes o enfermedades del trabajo (Workers' Compensation): Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida cuando ello sea necesario para cumplir con las leyes sobre la indemnización laboral o para fines del seguro por accidentes o enfermedades del trabajo.
Cuando lo exija la Disposición de la Ley HIPAA sobre privacidad: Estamos obligados a divulgar su Información médica protegida al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos cuando dicho Secretario la solicite a fin de verificar nuestro cumplimiento de la Disposición de la Ley HIPAA sobre privacidad.
Proveedores asociados: Podemos divulgar su Información médica protegida a un contratista o a un proveedor externo de servicios (llamado «proveedor asociado») que necesite dicha información a fin de prestar servicios a nuestro establecimiento y que se comprometa a proteger la confidencialidad de su información.
Posibles tipos de uso o divulgación de su Información médica protegida que usted PUEDE objetar:
Utilizaremos o divulgaremos su Información médica protegida para cualquiera de los propósitos descritos en esta sección, salvo que usted presente una objeción en forma afirmativa, o de algún otro modo restringa alguna divulgación específica. Usted deberá dirigir sus objeciones o restricciones por escrito a la persona de contacto, cuya información se indica en la primera página de este Aviso.
Recordatorios de citas: Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida para contactarle y recordarle que tiene una cita para recibir tratamiento o atención médica.
Información sobre tratamientos, servicios o productos: Podemos utilizar o divulgár su Información médica protegida a fin de proporcionarle información ó recomendaciones sobre posibles opciones o alternativas de tratamiento que puedan interesarle. Podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida a fin de informarle acerca de beneficios de salud o servicios que puedan interesarle.
Divulgación de la información a sus familiares o amistades: Salvo que usted presente una objeción en tal sentido, o en caso de una emergencia, podemos divulgar su Información médica protegida a un amigo y/o a un familiar suyo que participe en su cuidado. Podemos informarles a sus familiares y/o a sus amistades acerca de su condición y que usted se encuentra en nuestro establecimiento recibiendo tratamiento o servicios. También podemos proporcionarle dicha información a alguien que pueda ayudar o que esté ayudando a pagar por su atención.
Ayuda en caso de desastres: Salvo que usted presente una objeción en tal sentido, ó en caso de una situación de emergencia, podemos utilizar o divulgar su Información médica protegida a una entidad pública o privada a fin de brindar ayuda en caso de desastres; por ejemplo, la Cruz Roja Americana, con el propósito de notificar a sus familiares y/o a sus amistades acerca de su ubicación y su condición.
Otros usos o tipos de divulgación de su información médica:
No utilizaremos ni divulgaremos su Información médica protegida en maneras que no estén indicadas en este Aviso, salvo que las leyes lo autoricen o lo exijan, o si usted así lo autoriza por escrito. Si usted nos autoriza por escrito para utilizar o divulgar su información médica, usted puéde decidir lo contrario y revocar su autorización en cualquier momento, siempre que lo haga por escrito. Si usted revoca su autorización, nosotros ya no utilizaremos ni divulgaremos su información. Sin embargo, no será posible que revirtamos los usos o divulgaciones que ya hayamos hecho en base a su autorización anterior. No nos negaremos a brindarle tratamitimto si usted se rehúsa a autorizar el uso o la divulgación de su Información médica protegida con estos otros fines.
Las leyes de Carolina del Norte nos exigen cumplir con ciertos requerimientos:
Las leyes de Carolina del Norte nos exigen cumplir con los requerimientos que se indican a continuación.
Enfermedades contagiosas: Si usted tiene alguna de las distintas enfermedades contagiosas (por ejemplo, tuberculosis, sífilis o VIH/SIDA) las leyes de Carolina del Norte exigen que la información sobre su enfermedad sea tratada en confidencialidad, y dicha información será divulgada sin su autorización escrita únicamente en circunstancias limitadas. No necesitamos obtener su permiso para reportar la información sobre su enfermedad contagiosa a los funcionarios estatales y locales de Carolina del Norte, o para utilizar o divulgar de otro modo su información médica a fin de evitar la propagación de la enfermedad. Asimismo, podemos divulgar la información sobre su enfermedad contagiosa al personal de atención médica que le atiende.
Disposiciones especiales para menores de edad: De acuerdo a las leyes de Carolina del Norte, los menores de edad, ya sea que cuenten o no con el consentimiento de sus padres o turores legales, tienen derecho a dar su consentimiento para recibir servicios de prevención, diagnóstico y tratamiento de algunas enfermedades, entre las cuales se incluyen (1) enfermedades de transmisión sexual y otras enfermedades que deban reportarse al Estado de Carolina del Norte, (2) el embarazo, (3) el abuso de fármacos controlados y (4) uso de alcohol y trastornos emocionales. Si usted es menor de edad y da su consentimiento para recibir uno de estos servicios, usted tiene toda la autoridad y los derechos establecidos en este Aviso que estén relacionados con dicho servicio. Asimismo, las leyes de Carolina del Norte permiten que ciertos menores sean tratados como adultos para todo propósito (por ejemplo, los menores emancipados). Dichos menores tienen todos los derechos y la autoridad establecidos en este Aviso con respecto a todos los servicios.
Sus derechos con respecto a su información médica:
Los expedientes médicos que obran en nuestro poder son propiedad física del Centro de apoyo de SAFEchild. No obstante, la información que estos contienen le pertenece a usted. A continuación figura una lista de sus derechos con respecto a su Información médica protegida. Cada uno de esos derechos está sujeto a determinados requerimientos, limitaciones y excepciones. Si usted desea ejercer alguno de esos derechos, por favor comuníquese con nuestra persona de contacto, cuya información figura en la primera página de este Aviso. Nuestra persona de contacto le brindará asistencia acerca de los pasos a seguir para ejercer sus derechos.
El derecho de solicitar restricciones: Usted tiene derecho de solicitar que se restrinja cualquier uso o divulgación de su Información médica protegida. Si usted solicita restricciones en el uso y la divulgación de su Información médica protegida y (1) la divulgación se hace a un plan de seguro de salud con fines de pago o actividades de atención médica y (2) usted ha pagado completamente con sus propios recursos por los servicios relacionados con la Información médica protegida, estamos obligados a cumplir con su solicitud. De otro modo, NO estamos obligados a aceptar la restricción que usted solicite (excepto, que si usted es mentalmente competente, puede restringir la divulgación de su información a sus familiares y amistades). Si aceptamos cumplir con sus restricciones, atenderemos su solicitud, salvo que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia o dar cumplimiento a las leyes federales o estatales. Todas las solicitudes de restricción de usos o divulgaciones deberán hacerse por escrito a nuestra persona de contacto, cuya información se indica en la primera página de este Aviso. Su solicitud deberá indicar (1) la información que usted desea que se limite; (2) si desea que se limite el uso o la divulgación de dicha información, o de ambos; y (3) a quién o a quiénes desea que se apliquen dichas limitaciones.
El derecho de recibir comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que tomemos medidas para asegurar que usted reciba su Información médica protegida en una manera confidencial. Trataremos de atender dicha solicitud si esta es razonable. Las solicitudes simples que se hagan a nuestra oficina, tales como llamar al paciente a un lugar alternativo para recordarle una cita, no se consideran solicitudes formales de comunicación confidencial, y se atienden directamente desde nuestra oficina. Si usted desea ejercer su derecho a solicitar comunicaciones confidenciales por medios alternativos, deberá comunicarse con nuestra persona de contacto, cuya información figura en la primera página de este Aviso.
El derecho de inspeccionar su información y hacer copias de la misma: Usted tiene el derecho de revisar y recibir una copia de su Información médica protegida si presenta una solicitud por escrito y se identifica mediante un documento con una fotografía suya. Ello está sujeto a algunas excepciones. Si obra en nuestro poder Información médica protegida suya en forma electrónica, usted puede solicitar (1) una copia ele.ctrónicade su Información médica protegida , o un resumen o explicación de dicha información, y (2) que nosotros le enviemos su información en forma electrónica a una persona o entidad que usted designe. Usted deberá solicitar esto por escrito nuestra persona de contacto, cuya información figura en la primera página de este Aviso. Es posible que en algunos casos se cobre una tarifa razonable por este servicio, y nosotros le comunicaremos el monto de cficha tarifa de antemano Luego de evaluarse la solicitud, en raros casos es posible que la solicitud sea denegada. Si se le niega el acceso a su Información protegida de la salud, en algunos casos usted trene derecho a solicitar una revisión de la denegación.
El derecho de solicitar que se corrija su información: Usted ti ne el derecho de solicitar que se corrija su Información médica protegida que obra en poder del Centro de apoyo de SAFEchild en tanto mantengamos dicha información en nuestro poder o esta sea mantenida a nombre nuestro. Para ejercer ese derecho, usted deberá solicitarlo por escrito a nuestra persona de contacto, cuya información figura en la primera página de este Aviso, e indicar el motivo por el cual solicita dicha corrección. Nosotros podemos denegar su solicitud de corrección si la Información médica protegida (1) no fue creada por nosotros, salvo que quien originó la información ya no esté disponible para atender su solicitud; (2) no sea parte de la Información médica protegida que obra en nuestro poder o que es mantenida a nombre nuestro; (3) no sea parte de la Información médica protegida a la cual usted tiene derecho de acceso; o (4) es precisa y completa según nuestra determinación. Si denegamos su solicitud de corrección, le proporcionaremos una denegación por escrito en la cual se incluirán las razones de la denegación y se le informará acerca de su derecho a presentar una declaración escrita expresando su desacuerdo con la denegación. Las solicitudes simples que sé hagan a nuestra oficina, tales como cambiar su dirección o la información de su seguro, no se consideran solicitudes formales de corrección de la información, y se atienden directamente desde nuestra oficina.
El derecho de recibir una relación de las divulgaciones: Usted tiene derecho a recibir una «relación» de determinadas divulgaciones de su Información médica protegida (por ejemplo, los nombres de las personas con quienes hemos compartido su información médica.) Dicha relación es un listado de las divulgaciones hechas por el Centro de apoyo SAFEchild o hecha por otras entidades a nombre nuestro, pero esta no incluye divulgaciones para el tratamiento, el pago y las actividades de atención médica (hasta enero de 2014, ya que luego de dicha fecha se rastrearán las divulgaciones electrónicas para fines de tratamiento, pago y actividades de atención médica), las divulgaciones hechas en cumplimiento de su autorización y algunas otras excepciones. Para ejercer este derecho, usted deberá presentar una solicitud por escrito a nuestra persona de contacto, cuya información figura en la primera página de este Aviso. Usted deberá indicar un periodo de tiempo que empiece luego del 13 de abril de 2003, que esté dentro de un plazo de 6 años a partir de la fecha de su solicitud (o dentro de un plazo de 3 años en los casos de divulgaciones electrónicas para fines de tratamiento, pago y actividades de atención médica luego del 1° de enero de 2014), y que incluya una lista de las ubicaciones de todas las oficinas del Centro de apoyo de SAFEchild sobre las cuales solicita la relación. La primera relación que se le proporcione en un periodo de 12 meses será gratuita. Para las solicitudes siguientes, es posible que le cobremos una tarifa por este servicio, y le comunicaremos el costo por anticipado.
Quejas:
Si usted cree que hemos violado alguno de sus derechos con respecto a la privacidad, o que no hemos cumplido con la información contenida en este Aviso, usted puede presentar una queja por escrito y enviarla a: Cristin DeRonja, Directora, 2815 Kidd Road, Raleigh, NC 27610; teléfono 919-231-5515. Usted también puede presentar una queja por escrito ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (DHHS, por sus siglas en inglés) y enviarla a: Region IV, Office of Civil Rights, U.S. Department of Health and Human Services, Regional Manager, Atlanta Federal Center, Suite 3870, 61 Forsyth Street SW, Atlanta, GA 30303-8909; o por correo electrónico: OCRComplaint@hhs.gov. Su queja ante el DHHS deberá ser presentada por escrito (ya sea en papel o en forma electrónica} a más tardar 180 días a partir del momento en que usted se enteró o debió enterarse de que ocurrió el hecho o la ausencia de acción que es motivo de su queja. Sin embargo, DHHS podría darle más tiempo para presentar la queja si ellos piensan que existe una buena razón para su demora. No podemos pedirle, ni le pediremos que renuncie a su derecho a presentar una queja ante DHSS como requisito para recibir tratamiento por parte del Centro de apoyo de SAFEchild o de sus médicos. No se tomarán represalias contra usted por presentar una queja ante el Centro de apoyo SAFEchild o el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.
Cambios a este Aviso sobre las prácticas de privacidad:
Nos reservamos el derecho de cambiar o modificar la información contenida en este Aviso en tanto dicho cambio o modificación no viole ninguna ley en relación a sus derechos como paciente con respecto a su información médica. Cualquier cambio que hagamos podrá efectuarse con respecto a cualquier información médica suya que obre en nuestro poder, o con respecto a cualquier información suya que podamos obtener. La versión más reciente de este Aviso sobre prácticas de privacidad será colocada en un lugar visible en nuestro local. Asimismo, usted puede llamar o escribir a nuestra persona de contacto, cuya información figura en la primera página de este Aviso, a fin de obtener la versión más reciente de nuestro Aviso.